E-faktura vid leverantörsfakturering

Sedan den 1 april 2019 ska du som leverantör till VA SYD skicka fakturor till oss elektroniskt. Den nya lagen (SFS 2018:1277) innebär att alla inköp, oavsett värde ska faktureras med e-faktura. PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

Kravet på e-faktura gäller vid alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, där betalning sker mot faktura. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan det aktuella datumet omfattas dock inte retroaktivt av lagen. Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med VA SYD så gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut. Lagen omfattar även utländska leverantörer. Läs mer om lagen hos Myndigheten för digital förvaltning, DIGG.

Hur skickar jag e-faktura?

Det finns olika sätt att skicka e-faktura. På VA SYD använder vi oss av samma systemlösning som Malmö stad och de elektroniska fakturorna styrs samma väg. För att de ska styras till VA SYD behöver parametrar enligt nedan finnas med i fakturorna. Malmö stad har organisationsnummer 212000-1124.

PEPPOL-nätverket
Format: Svefaktura BIS 5A 2.0, Svefaktura 1.0, PEPPOL BIS Billing 3
Adress: VA SYD har PEPPOL-ID, 0088:7381036617442
Se även avsnitt fakturaadress och tekniska variabler. Kontakta din samarbetspartner för e-fakturering för att se om ni kan sända via PEPPOL-nätverket.

VAN-operatör CGI
Format: SFTI Fulltextfaktura (EDI)
Adress: VA SYD har GLN 7381036617442
Se avsnitt fakturaadress och tekniska variabler. VA SYD använder CGI som VAN-operatör. För uppsättning av edi-fakturaflöde mellan dig och VA SYD, kontakta Malmö stad: faktura@malmo.se.

Fakturaväxel InExchange
Format: Svefaktura 1.0.
Adress: VA SYD har GLN 7381036617442 samt en egen adress som heter 733 VA SYD, Box 233, 201 22 Malmö. Kontakta din samarbetspartner för e-fakturering för att lägga till VA SYD via InExchange.

Bilagor: Eventuella bilagor ska bifogas till fakturan i PDF-format. Namnet på bilagan får ej innehålla å, ä, ö eller specialtecken.

Många affärs-/ekonomisystem har möjlighet att skicka elektroniska fakturor, hör i första hand med er systemleverantör.

Frågor och svar om e-faktura

Om du inte kan skicka e-faktura:

Många affärs-/ekonomisystem har möjlighet att skicka elektroniska fakturor, hör i första hand med er systemleverantör.

Om ni inte har möjlighet att skicka e-faktura via ert affärssystem erbjuder vi (genom Malmö stad) en tjänst där ni manuellt kan registrera 100 fakturor om året helt kostnadsfritt via InExchange. Det tar cirka 15 minuter att ansluta sig. Använd Malmö stads fakturaportal www.inexchange.se/e-faktura/

Det här ska e-fakturan innehålla:

Det finns information som är obligatorisk för dig som leverantör att ange på fakturan.

Information om köparen:

• Faktureringsadress: 733 VA SYD , Box 233, 201 22 Malmö.
• Referens som alltid börjar på VA och därefter 4-6 siffror.
• VA SYDs organisationsnummer 222000-2378
• VA SYDs VAT-nummer: SE222000237801

Information om säljaren:

• Organisationsnummer, momsregistreringsnummer (VAT-nummer)
• Juridiska namn och adress
• Uppgift om godkänd för F-skatt
• Betalningsuppgifter, plus- eller bankgironummer eller kontonummer
• IBAN/BBAN och BIC eller SWIFT för utländska leverantörer

Fakturainformation:

• Faktura- eller OCR-nummer
• Faktura- och förfallodatum
• Ordernummer (för leverantörer som är anslutna till vår e-handel)
• Totalbelopp exklusive moms, totala momsbeloppet, totalbelopp inklusive moms, momsspecifikation
• Valuta
• Artikelbenämning
• Artikelnummer eller fritext på rad nivå
• Fakturerad kvantitet
• Fakturerat radbelopp exklusive moms

Betalningspåminnelser

Betalningspåminnelse skickas till VA SYDs fakturaadress. Glöm inte att ange hänvisning till ursprungsfakturan.

Adress för fakturapåminnelser:

733 VA SYD
Box 233
201 22 Malmö

Inkassokrav

Ett inkassokrav och en räntefaktura är en ny handling med nytt fakturanummer, den avviker beloppsmässigt från den ursprungliga fakturan och ska ha ett nytt verifikationsnummer. Inkassokrav och räntefakturor ska skickas som en e-faktura.

Betalningsvillkor

VA SYD tillämpar betalningsvillkor på 30 dagar efter fakturadatum, såvida inte särskild överenskommelse har träffats.

VA SYD anser att fakturering är en del av affärsuppgörelsen och särskilda avgifter ska inte tas ut för detta. För att få ta ut faktureringsavgift ska det avtalas om detta i samband med köp. Dröjsmålsräntor på försenad betalning som överstiger räntelagens bestämmelser accepteras ej.

Fakturaadress och tekniska variabler

VA SYD har en fakturaadress, och även en elektronisk adress d v s GLN eller PEPPOL-ID.

Fakturaadress till VA SYD ska vara enligt nedanstående exempel.

733 VA SYD
Box 233
201 22 Malmö

Var noga med att ta referens av beställare då detta är obligatoriskt på en faktura. VA SYDs referenser består av VA följt av 4-6 siffror.

Förteckning över VA SYDs fakturaadress inklusive GLN, PEPPOL-ID, se Excel-dokument nedan. Här hittar du också tekniska variabler för exempelvis, ordernummer, abonnemangsnummer och annat som ska användas i olika elektroniska standarder. Observera att dokumentet innehåller flera flikar.

Fakturaadresser och tekniska variabler (Excel-fil)

För fullständig teknisk specifikation läs mer på SFTI.se.

Sidan uppdaterad: 18 januari 2021 11:42

Innehållsansvarig: webbredaktionen

Du kanske även vill läsa

Upphandling

VA SYD är ett kommunalförbund och lyder därmed under lagen om offentlig upphandling.

10 snabba om VA SYD

Fakta om VA SYD som kanske inte säger allt om oss men som berättar en hel del om hur VA SYD arbetar.